1. Änderungen und Korrekturen der Angebotsunterlagen
Wenn Änderungen der eigenen Eintragungen notwendig sind, vermerken Sie dies eindeutig und versehen Sie die Änderungen mit einem Namenskürzel, Datum und Firmenstempel.
2. Allgemeine Geschäftsbedingungen
Nur die AGB`s der öffentlichen Auftraggeber gelten. Diese bestehen in Form der Verdingungsverordnungen und weitergehenden Vertragsbedingungen. Sollten Sie eigene AGB's einreichen, führt das zwingend zum Ausschluss Ihres Angebots.
3. Angebotsabgabe
Per Post oder persönlich übermittelte Angebote sind in einem verschlossenen Umschlag einzureichen. Die Angebote müssen unterschrieben sein, elektronisch übermittelte Angebote sind mit einer digitalen Signatur zu versehen. Die Angebote müssen die Preise sowie die geforderten Nachweise und Erklärungen enthalten.
4. Angebotswertung
Die Wertung von Angeboten hat durch die Vergabestelle in 4 Prüfungsschritten zu erfolgen:
- formale Angebotswertung
- Eignungsprüfung auf Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit
- Prüfung der Angemessenheit des Preises
- Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots
5. Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit
Um die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit eines Unternehmens beurteilen zu können, verlangt der öffentliche Auftraggeber Nachweise. Dazu gehört zum Beispiel ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister, eine Kopie der Gewerbeanmeldung oder den Handelsregisterauszug, eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse und der Berufsgenossenschaft, der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung etc.
Stellen Sie daher sicher, dass Sie alle geforderten Nachweise, in der gewünschten Form und in aktueller Fassung vorlegen können. Als Faustregel gilt, dass die eingereichten Nachweise nicht älter als 3 Monate sein dürfen.
6. Fristverlängerung
Durchaus kann es vorkommen, dass sich ein Ausschreibungsverfahren verzögert und der öffentliche Auftraggeber die Bieter um deren Einverständnis zur Fristverlängerung ersucht. Dies sollten sie akzeptieren, denn anderenfalls wird ihr Angebot ausgeschlossen.
7. Referenzen
Referenzen sind äußerst wichtige Bestandteile ihrer Angebotsunterlagen.
Reichen sie eine Übersicht der realisierten Aufträge wenn möglich aus den letzten 3 Jahren ein. Neben den Kontaktdaten der Referenz-Auftraggeber müssen Sie auch Informationen bzgl. des Auftragswertes und den jeweiligen Auftragszeitrahmen nennen.
8. Rückfragen
Seien Sie bereit bei der Vergabestelle nachzufragen, wenn Sie nicht weiter wissen.
Rückfragen können bei offensichtlichen Fehlern erforderlich sein und möglicherweise zur Korrektur der Ausschreibung führen.
9. Personelle Kapazitäten
Der persönliche Kontakt Ihrer Mitarbeiter zu öffentlichen Auftraggebern ist unerlässlich. Seien Sie bereit, Mitarbeiter für die Akquise von Aufträgen abzustellen.
10. Zuschlagskriterien
Aufgrund der Zuschlagskriterien entscheidet der öffentliche Auftraggeber, welcher Bieter den Zuschlag erhält. Bei europaweiten Ausschreibungen müssen die Zuschlagskriterien nebst Gewichtung bereits entweder in der Vergabebekanntmachung oder in den Verdingungsunterlagen aufgeführt sein. Dazu gehören beispielsweise neben dem Preis auch die Qualität, die Ästhetik, der technische Leistungswert, der Lieferzeitraum, der Kundendienst und Umwelteigenschaften.
Industrie- und Handelskammer Erfurt
Arnstädter Straße 34
99096 Erfurt
Tel. 0361 3484-0
Fax 0361 3485-950
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